無駄な会議時間を減らすコツは「議論を外出しにする」か「タイムアウトを取る」

無駄な会議時間を減らすコツは「議論を外出しにする」か「タイムアウトを取る」

どうも、プロジェクトマネージャーを経験中のだいち(@spountant)です。

ぐるぐると同じ議論をしてしまっていて、新たな意見が出ていない。

議論がヒートアップして生産的な話し合いになっていない。

そういうふうに議論が進まず、無駄な会議時間になってしまっているときの対処法は2つある。

1つ目は「議論を外出しにする」、もう1つは「タイムアウトを取る」だ。

 

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無駄な会議時間を減らすコツ1. 議論を外出しにする

会議では、まずゴールを決めるはずだ。「~について合意する」だったり、「~の懸念事項を洗い出す」だったり。

その会議中にゴールとは関係のない話が出てきてしまったり、事前に設定したゴールから話が逸れてきてしまったり、全員で話すべき内容でない話が出たりしたら、こう投げかけてみよう。

「今○○について話をつづけた方がいいですか?それとも別の機会にしますか?」

「今○○について話していますが、いま5人全員で話しますか?それとも2人で別途時間を設けて話しますか?」

さいしょにゴールを共有しているからこそ、「あ、今脱線しているな」と気付けて、議論をいったん外出しにする選択をとれる。

もし外出しにしたのであれば、どこかにかならずメモしておこう。

メモを取っておくことで忘れてもいいことになり、「今この瞬間に意義のあること」について話しを集中することができる。

 

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無駄な会議時間を減らすコツ2. タイムアウトを取る

ゴールに関係のない話が出てきたときは、その議論を外出しにする。

ではゴールに関係のある話なのだが、なかなか前に進まないときはどうすればいいか。

そのときはバスケットボールのようにタイムアウトを取ろう。

議論が前に進まないときというのは、「同じ議論をつづけているとき」「新たな意見が出ないとき」「議論がヒートアップして感情的なやり取りが行われているとき」が該当する。

バスケットボールでもいい流れでないときはタイムアウトを取る。

作戦を再確認したり、頭を冷やしてリフレッシュしたり。

ゴールに向けて力を合わせるために一度深呼吸を入れよう。

タイムアウトは具体的に以下の3つのパターンがある。

  1. 休憩をとる
  2. 話題を変える
  3. 解散する

いったん考えるのをやめることで、無意識の領域が働いて、アイデアが出てくるということも十分にありえる。

 

無駄な会議時間を減らすコツは「議論を外出しにする」か「タイムアウトを取る」

「ゴールに向かっているか」を常に確認して、会議をファシっていこう。

参考図書は「プロジェクトを変える12の知恵」

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